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5 passos para ter o controle dos documentos da sua empresa

Assunto: Notícias

31/01/2017

Diariamente as empresas geram uma série de informações que podem se transformar em documentos de diversas naturezas. Ter o controle dos documentos de forma eficiente pode ser uma tarefa desafiadora, já que um pequeno erro pode acarretar na perda de dados, retrabalho e até mesmo em um custo além do previsto.

Para ajudá-lo a identificar possíveis equívocos no gerenciamento dos documentos da sua empresa, listamos alguns passos que vão te ajudar a organizar esta tarefa no seu dia a dia:

1)      Separe em categorias

A primeira regra da armazenagem eficaz é a separação por categorias, isso garantirá que na hora que você queira consultar determinado documento você tenha certeza de onde ele estará. Uma forma de facilitar ainda mais esse processo de organização é separando os documentos de acordo com as competências de cada setor, isso trará mais produtividade pra sua equipe na hora de buscar informações.

2)      Elimine os documentos desnecessários

Lugar de lixo é no lixo! Por isso, não guarde arquivos desnecessários, vencidos e que ocupam espaço sem finalidade alguma. Faça um bom filtro e elimine tudo o que não tem valor para a empresa.

3)      Atualize manuais e formulários

É muito comum ter funcionários na mesma empresa que utilizam manuais e formulários desatualizados e diferentes, resultando em possíveis problemas futuros de arquivamento e até mesmo de entendimento dos objetivos da empresa. É necessário atualizar esse tipo de documento, principalmente se ele é utilizado frequentemente para tarefas importantes da empresa.

4)      Padronização dos documentos

Sempre que possível procure padronizar os documentos porque isso significa não apenas manter um controle mais eficiente, mas também adquirir informações de maneira completa e rápida. Se os documentos forem padronizados será possível saber o que cada campo representa, o que facilita na hora da organização e da identificação.

5)      Esqueça os arquivos de papéis

Estamos em plena era digital e, caso você não queira ficar preso no tempo, é bom pensar em algo que auxilie o armazenamento e a gestão digital dos documentos. Pense bem, quantos documentos que antigamente eram de papel hoje são emitidos com auxílio da internet? Vamos relacionar a NFe, CTe, Sped e a partir de 2018 o eSocial, que reunirá uma grande quantidade de informação dentro de um único envio.

 

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Tags: CONTROLE DOS DOCUMENTOS, DICAS DE GESTÃO