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Assunto: Notícias

14/11/2018

Mapear processos nas transportadoras é uma forma da empresa se tornar autossustentável, aumentar a produtividade e garantir a qualidade.

Antes de pensar em expandir os negócios, o empreendedor precisa organizar as etapas do transporte dos produtos.

Para alcançar os objetivos, é importante gerenciar os produtos, aumentar a performance e acompanhar os pedidos do início até sua entrega.

De acordo com a CNT (Confederação Nacional de Transporte), o Brasil precisa investir R$ 1,7 milhão para modernizar e resolver os problemas do setor de transporte.

Enquanto isso não acontece, cada organização pode se organizar da melhor forma para continuar suas operações e se manter competitiva no mercado.

Conhecer cada ação que possibilita a entrega dos produtos é um enorme diferencial, tanto no caso do transporte ser realizado pela própria empresa ou ser terceirizado.

Ao mapear os processos nas transportadoras, é possível detectar falhas com agilidade e delinear cada passo.

A falta de um planejamento atrapalha o crescimento, pois interfere na capacidade de proporcionar uma experiência satisfatória do cliente para ambas as partes.

O consumidor precisa ter suas expectativas atendidas e a organização deve se esforçar para consolidar esta relação e fidelizar.

Mapear processos nas transportadoras

Para começar, você conhece o conceito de processo e o que ele significa?

Processos são uma série de ações relacionadas e práticas que recebem entradas de recursos. Estes são utilizados e convertidos em saídas, o que nos faz entender que os processos acontecem sempre quando ocorre mudança na informação inicial. Assim, o resultado é diferente quando os procedimentos são finalizados.

Esquematizar e otimizar os procedimentos internos depende do conhecimento profundo de todas as informações importantes.

Mapear processos nas transportadoras tem o objetivo de encontrar os principais problemas internos e solucioná-los sempre pensando na qualidade do serviço de transporte.

Além disso, é importante conhecer as falhas que precisam ser resolvidas e ressaltar os acertos.

Processos padronizados e enxutos são essenciais para a conquista de resultados melhores. O mapeamento permite que o fluxo de atividades e informações ocorram de forma sincronizada.

O acompanhamento permite conhecer todas as atividades realizadas do inicio ao fim e prever situações que poderiam prejudicar a operação.

Agilizar processos é um grande desafio para entregar o melhor serviço e vencer a concorrência, o que só é possível ao mapear processos nas transportadoras.

Contudo, a empresa não pode deixar de analisar a concorrência e tentar entender suas estratégias. Mapear processos nas transportadoras junto a melhoria contínua possibilita criar um diferencial de mercado e satisfazer o consumidor.

Benefícios de mapear processos nas transportadoras

A esta altura você já entendeu que mapear processos nas transportadoras e avaliar os procedimentos internos é importante e faz parte de uma estratégia de sucesso.

Entretanto, você já conhece os principais benefícios? Caso não, apresentamos os principais resumidamente na lista a seguir:

  • Detecta falhas de maneira mais precisa e as corrige;
  • Identifica melhorias e oportunidades para o setor de transporte;
  • Aumenta a produtividade;
  • Facilita as atividades dos gestores;
  • Estabelece checklists;
  • Redefine responsabilidade e, até mesmo, funções;
  • Elemina as ações desnecessárias;
  • Otimiza o tempo dos colaboradores;
  • Identifica quais profissionais precisam de atualização;
  • Incentiva a execução das atividades com agilidade e a criação de estratégias;
  • Implementa mudanças positivas nas rotinas;
  • Define os padrões dos processos de gestão e operacionais;
  • Reduz desperdício de tempo, materiais, custos e recursos.

Com estas vantagens, sua empresa consegue ampliar a qualidade e o alcance dos seus serviços. O conhecimento interno é a melhor arma contra a ineficiência e falta de organização nos processos.

Mapear processos nas transportadoras e analisar todo o sistema da transportadora e o fluxo de informações ajuda o empreendedor a ter um olhar crítico sobre suas decisões e ações.

Com isso, a transportadora será modernizada e oferecerá a melhor experiência ao consumidor. Assim, abrem-se oportunidades de conquistar mais o mercado de transporte e a fidelização de quem já é cliente.

As vantagens conquistadas influenciam o setor administrativo e financeiro, os colaboradores, o atendimento e todos os outros departamentos das transportadoras.

O mapeamento de processos permite que as transportadoras:

  • Estabeleçam o que acontece e por quais motivos;
  • Meçam a qualidade dos processos atuais;
  • Reúnam informações importantes para compreender a origem dos desperdícios;
  • Entendam como os processos afetam os clientes;
  • Criem processos novos e aperfeiçoem os que já existem;
  • Reduzam ou eliminem a ineficiência;
  • Aumentem o desempenho.

Como evitar os erros ao fazer o mapeamento

É muito fácil ter insucesso ao mapear processos nas transportadoras pela dificuldade de detectar o que afeta o bom desempenho. Os erros mais comuns que podem acontecer são:

Aplicar mapeamento de processos inapropriados – cada processo deve ser mapeado adequadamente e envolver metodologias que sejam alinhadas com o que está sendo realizado.

Esquecer de melhorar o negócio – não lembrar que o objetivo do mapeamento dos processos é aperfeiçoar a empresa, não apenas desenhar processos perfeitos, mas que não refletem a realidade.

Não ter foco e desconsiderar fatores externos – não deixe de fazer uma análise preliminar para detectar as áreas das transportadoras que tenham mais ineficiência. Os processos nestes departamentos podem ser afetados por problemas causados por diversos motivos que estão além da empresa.

Como fazer o mapeamento dos processos

Agora que você entendeu melhor os benefícios de mapear processos nas transportadoras, podemos apresentar as boas práticas para garantir as mudanças necessárias que precisarão ser aplicadas na transportadora.

Apesar de ser uma tarefa complexa, você se surpreenderá com as mudanças simples que fará para conquistar grandes resultados, alcançar metas e melhorar o setor de atuação.

Aprimorar a execução das atividades deve ser a primeira coisa em mente ao começar a mapear processos nas transportadoras.

O resultado desta mudança de mindset é uma nova configuração no pensamento da gestão e dos colaboradores.

Este alinhamento na equipe incentivará uma nova postura, mais comprometida e interessada.

Prepare-se para começar a mapear processos nas transportadoras com o passo a passo a seguir!

1 – Acompanhe o andamento de cada processo

Neste momento inicial, você deve estudar as rotinas de trabalho e anotar todos os passos realizados ao mapear processos nas transportadoras. É importante anotar as falhas que aconteceram ao longo do dia e quais recursos faltaram para a execução de algumas atividades.

A visão detalhada das atividades permite que as melhorias sejam aplicadas de forma simples e prática. Algumas vezes, uma pequena modificação num processo conseguirá um grande aumento na eficiência.

Isto posto, no momento de acompanhar a execução das tarefas, você deverá analisar algumas particularidades, como:

  • As entradas e as saídas de informações nos sistemas;
  • Fornecedores;
  • Métodos de trabalho;
  • Tecnologia;
  • Colaboradores;
  • Gastos com combustível;
  • Rotas realizadas;
  • Problemas no percurso;
  • Principais clientes e demandas.

2 – Crie um fluxograma dos processos

Após finalizar o acompanhamento dos processos você deve parar um pouco para organizar as informações em um fluxograma.

Tenha cuidado nesta etapa para que nada falte e o desenho reflita a realidade dos processos. Mas, como criar um fluxograma?

Entenda os objetivos estratégicos da organização – pode ser que alguns processos nas transportadoras sejam desnecessários e cabe a você selecionar o que realmente importa. Conheça e entenda os procedimentos que trarão os resultados esperados, como a redução de custos.

Descubra se o processo pode ser inserido nos demais – os procedimentos não podem ser criados e inseridos sem que se relacionem com os outros existentes. Tenha uma visão geral e identifique como cada mudança ou novo processo pode ser inserido.

Envolva toda a equipe – não deixe ninguém de lado para evitar que informações vitais fiquem de fora. Qualquer detalhe omitido fará toda a diferença na criação do fluxograma. Além disso, podem existir pessoas que, ao não participar dessa etapa, alegarão que seu ponto de vista é diferente do resultado alcançado.

Compartilhe esse fluxograma com toda a sua equipe e peça que avaliem se há alguma falha, se algo falta ou se precisa ser incluído.

3 – Detecte as falhas e erros

A padronização facilita a detecção de problemas no andamento das atividades, pois qualquer coisa fora de ordem terá muito destaque.

É importante procurar vulneráveis e pontos fracos e saber qual o momento que ocorrem.

Com estas informações você terá condições de levantar as causas dos problemas da mesma maneira que será possível suprimir os erros.

Mapear os processos nas transportadoras permite empregar a uniformidade e padronizar todas as atividades dos colaboradores.

Assim, encontrar onde melhorias devem ser realizadas é ainda mais rápido, o que evita problemas com manutenção corretiva.

Para finalizar você deve apontar os gargalos reconhecidos na análise e criar um plano de ação a fim de corrigir as falhas.

4 – Descubra oportunidades

As oportunidades de melhorias podem ser encontradas durante o mapeamento, pois é muito importante maximizar os resultados.

Ao mapear os processos nas transportadoras, você pode analisar a realidade do seu cotidiano e identificar as oportunidades necessárias para transformar a transportadora e ser um grande diferencial competitivo.

Preste muita atenção e apure seus olhos e ouvidos para entender tudo o que pode ser mudado e aperfeiçoado.

5 – Refaça os processos e execute as mudanças necessárias

Após mapear os processos nas transportadoras, esta é a etapa de colocar a mão na massa e refazer os procedimentos para implementar as mudanças.

Readeque o fluxograma e atualize cada alteração, compartilhando com os colaboradores.

O engajamento de toda a equipe é essencial para o triunfo de cada ajuste e modificação realizada.

O novo desenho dos processos precisa ser acompanhado dos benefícios para que todo mundo entenda a razão dos ajustes e não se sinta desconfortável.

Contudo, você e o time precisam monitorar os resultados para saber se as alterações surtiram efeito. Mantenha o canal de comunicação aberto para receber feedbacks e continue experimentando e mudando o que precisar.

Uma transportadora precisa atuar com alta performance e, por isso, os profissionais devem investir em estratégias para trazer mais produtividade.

Mapear processos nas transportadoras é primordial para a evolução da área e proporciona benefícios que refletem na relação com os clientes, colaboradores e fornecedores.

6 – Crie e formalize as instruções

Quando os ajustes são estabelecidos você deve registrar em um documento denominado “Instruções de Trabalho”.

Assim, a empresa terá um tipo de “guia de processos” e todos os colaboradores saberão quais procedimentos devem realizar.

Por isso, deixe cópias disponíveis nos diferentes setores da transportadora, na rede interna ou envie por e-mail. Além disso, certifique-se que todo mundo leia as instruções e entenda quais foram as mudanças e o que deve ser feito.

Informe a todos que o documento é oficial e o que foi estabelecido nele deve ser realizado.

A padronização é a melhor forma de conquistar melhorias e o desempenho dos procedimentos internos, com redução de custos!

O que fazer depois de mapear os processos nas transportadoras?

Terminada a fase de mapear, você perceberá diversas oportunidades que existem para transformar a empresa.

Você e sua equipe, após verem as melhorias no dia a dia, perceberão mais coisas para ajustar e continuarão com esse hábito.

Para isso, é importante garantir que todo o esforço tenha continuidade e que nada seja deixado de lado. Assim, a organização iniciará uma fase de qualidade e excelência na gestão.

O trabalho nunca acabará, pois você precisará mapear os processos das transportadoras, acompanhar os resultados e fazer avaliações periódicas dos procedimentos.

Esta será uma etapa sem fim em que você precisará de muita atenção visando a conquista da eficiência e aumento da produtividade.

Os processos devem ser monitorados sempre, utilizando métodos mais adequados. Além disso, você deve definir indicadores de desempenho para avaliar cada procedimento.

Toda a equipe precisa conhecer e entender os novos processos. Assim, todos se sentirão responsáveis pelo sucesso da transportadora, o que servirá como uma excelente forma de motivação.

Você entendeu o quanto mapear processos nas transportadoras é decisivo para manter a empresa competitiva?

Para completar este momento de transformação e busca por qualidade, busque soluções tecnológicas, como o Praxio Globus.

Reduza seus custos e controle o fluxo de entregas e coletas, além do frete e outros procedimentos que envolvem o transporte de cargas.

Tags: mapear processos