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Assunto: Transporte de Cargas

25/06/2018

Entre as várias burocracias presentes no dia a dia das empresas brasileiras, a emissão dos documentos de transporte é uma das mais importantes para as transportadoras. Isso porque, sem esses papéis, a carga corre um grande risco de ser impedida de circular, causando grandes atrasos e prejuízos.

Pensando nisso, hoje nós trazemos para você 5 dicas de como se organizar para nunca perder o prazo de envio dos documentos de transporte. Confira!

1. Conheça os documentos de transporte e de outras áreas

Antes de mais nada, você deve saber quais são os documentos obrigatórios no transporte. Anote aí:

  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): documento equivalente a uma nota fiscal que está relacionado a uma prestação de serviços de transporte de carga. É enviado à Secretaria da Fazenda, que faz a autorização da operação de transporte;
  • CTeOS: documento eletrônico que faz parte do projeto SPED e substituiu a Nota Fiscal de Serviço de Transporte – NFST. Ele é emitido por empresas que fazem transporte de passageiros, agências de turismo e transportadoras de valores;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): recibo de compra e venda transmitido eletronicamente e que contém informações sobre impostos;
  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): criado em um projeto do Governo Federal, o MDF-e tem o objetivo de agilizar o registro de documentos fiscais utilizando um modelo eletrônico nacional em substituição aos documentos em papel;
  • CIOT: código numérico gerado quando a operação de transporte é cadastrada no sistema eletrônico da ANTT.

Além dos documentos de transporte, as empresas ainda têm que se preocupar com outros itens, que são comuns a negócios de várias áreas. Entre eles, estão:

  • eSocial: Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas;
  • alvará de funcionamento;
  • registros contábeis;
  • licença ambiental;
  • registro de CNPJ, inscrição municipal e estadual.

2. Planeje todas as suas operações

O preenchimento e envio de toda essa documentação é um trabalho um tanto burocrático e que precisa ser planejado. Certifique-se que a sua equipe conheça o planejamento de transportes para não correr o risco de ter o caminhão pronto para sair, mas sem a documentação necessária.

Para os demais documentos, que não estão conectados a uma operação, mas à empresa como um todo, o planejamento também é importante. Não espere todas as suas licenças e alvarás vencerem para começar o processo de renovação, ou você correrá o sério risco de ter que ficar parado ou ser multado.

3. Crie procedimentos padrões na sua empresa

Você sabe qual é o fluxo de trabalho para realizar a documentação? Quando uma operação de transporte precisa ser realizada, como a pessoa ou a equipe responsável pela emissão dos documentos é avisada? Existe um procedimento padrão para que o processo flua corretamente?

Se a resposta é não, está na hora de mudar isso. Crie um fluxograma do processo, determine responsáveis por cada etapa e estabeleça prazos para a emissão de cada documento. Isso vale tanto para os documentos de transporte quanto para os demais documentos fiscais relacionados ao seu negócio.

4. Mantenha a organização

Mesmo com praticamente todos os documentos sendo emitidos em meios eletrônicos, mantê-los organizados é fundamental. Oriente a sua equipe quanto a um modelo de organização de maneira que qualquer pessoa que precise consiga encontrar facilmente o documento procurado. Isso também será útil em caso de fiscalização ou auditoria.

5. Tenha um sistema para controlar os documentos de transporte

Por fim, a melhor maneira de conseguir agregar todas as dicas é contando com um sistema de gestão integrado, onde todas as informações e documentos de transporte fiquem centralizados, organizados e armazenados corretamente. Com um sistema integrado a sua transportadora conseguirá:

  • manter os documentos de transporte em dia;
  • evitar multas;
  • garantir que o pagamento de impostos seja feito corretamente;
  • integrar todas as áreas do negócio;
  • organizar a documentação e poupar tempo;
  • facilitar a gestão das operações.

Enfim, o uso de um sistema integrado ajuda não apenas nos documentos de transporte, mas também em outras áreas da empresa. Você quer ganhar mais agilidade, confiabilidade e organização na sua transportadora? Clique aqui e agende uma demonstração gratuita com um dos nossos consultores.

Tags: CONTROLE DOS DOCUMENTOS, DICAS DE GESTÃO

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