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Assunto: Notícias

28/11/2018

Quem trabalha com logística sabe a importância de otimizar tempo e trabalho. E olha que, neste caso especifico, nem estamos falando só das entregas não. Toda empresa, independentemente do tamanho, precisa ter todos os seus setores integrados, desde o financeiro ao fiscal ou o faturamento ao Recursos Humanos, passando pela oficina e armazéns. Tudo isso, que até pouco tempo parecia gerar muita dor de cabeça aos gestores, hoje, é facilitado por meio da tecnologia e sistemas inteligentes. Por isso, preparamos este post, justamente para mostrar a importância e a necessidade de um ERP para transportadoras que visam melhorar seus processos internos.

Quer entender um pouco mais como um sistema integrado pode trazer vantagens reais e rápidas para o seu negócio, alavancando o crescimento de sua empresa? Então, leia até o final e tome nota das dicas que separamos. Confira!

Como um ERP para transportadoras torna sua empresa mais eficiente?

Por mais que algumas transportadoras, em especial as menores, insistam em manter a comunicação de forma direta e pessoal, é inegável que haja uma transformação digital em todo o setor logístico, que capacita e traz alternativas muito mais modernas e eficazes, e não necessariamente caras para a gestão dos processos.

Mesmo que as coisas estejam progredindo em sua empresa sem um sistema de gestão, certamente as tarefas e a comunicação poderiam ser ainda mais eficientes e, consequentemente, suas equipes seriam mais produtivas. A questão é mostrar que, a cada dia, a tecnologia se faz presente no mercado e, quem não acompanha as tendências e a velocidade desta evolução, pode estar fadado ao atraso e a processos obsoletos.

Por isso, ainda que acredite que um ERP para transportadoras só é útil em grandes corporações, confira a lista de algumas vantagens que um sistema desse tipo pode proporcionar ao seu negócio, independentemente do tamanho dele. Vamos lá!

Centralização dos processos

O papel principal de um ERP para transportadoras é centralizar, em uma única plataforma, informações e dados gerados pelos setores. Isso facilita a visão dos gestores como um todo, possibilitando a criação de KPIs (índicadores de desempenho), tomada de decisões e, principalmente, facilita a comunicação e resolução de possíveis problemas operacionais.

Mais à frente, detalharemos como é feita essa integração e os principais setores beneficiados com um sistema de gestão assim. Continue a leitura para saber mais!

Eficiência na gestão

Fazer a empresa crescer não significa apenas vender mais. Acredite! Isso é apenas uma consequência pelo bom funcionamento dos demais processos internos. Imagine que sua transportadora conquiste 10 novos clientes no mês, mas não controle os custos, sua frota está sempre em manutenção e a tabela de fretes não cobre mais os gastos das viagens. Enquanto isso, seu concorrente conquistou menos que a metade de clientes, porém conta com um sistema de gerenciamento, no qual gere todos os gastos e trabalha com muito mais eficiência. E aí? Afinal, quem está crescendo mais?

Crescimento empresarial deve estar ligado a setorização, segmentação, especialização e aumento do quadro de funcionários. Quando algum desses fatores se faz necessário dentro do negócio, naturalmente, os processos começam a ficar mais complexos, a necessidade de evitar erros aumenta e a demanda de responsabilidades fica maior também. Mesmo que alguns colaboradores ganhem mais autonomia dentro de cada setor, as tomadas de decisões mais estratégicas devem seguir uma ordem hierárquica.

Com um ERP para transportadoras, o gestor consegue acompanhar todos os projetos de cada setor da empresa, se comunicar e gerar informações importantes para agir e tomar a decisão mais assertiva, independentemente de onde esteja.

Redução de custos

Custos são uma verdadeira pedra no sapato de quem trabalha com transporte. Reduzir e cortar gastos é desafio eterno das empresas que vivem disso. No entanto, três pilares são fundamentais nesse processo: boa gestão, organização e planejamento. Como alcançar a excelência desses três fatores, sem contar com a tecnologia hoje em dia?

Apesar disso, não é muito incomum encontrar exemplos de transportadora trabalhando ainda de forma “analógica” e “mecânica”, gerando mais trabalho, acumulando tempo e aumentando riscos. Uma prova disso, é uma publicação da Folha de São Paulo, que considera o conservadorismo ainda como uma das principais barreiras para a inovação da logística em empresas brasileiras.

Com um ERP para transportadoras, por exemplo, todos os processos são otimizados, desde o custo de impressão de um simples documento (que agora passa a ser gerado de forma digital) ao aproveitamento total — e eficiente — de sua frota.

Segurança e praticidade

Quando sua empresa cresce, mais dados e informações são geradas e, de alguma forma, elas precisam ser armazenadas e pesquisadas. Um sistema de gestão, como o ERP para transportadoras, possibilita armazenar, com toda segurança, tudo aquilo que foi gerado ao longo dos processos e, por meio de ferramentas de busca, tudo é localizado, em questão de segundos.

Isso ajuda também a realizar comparações de períodos, gerar relatórios específicos, analisar índices de desempenhos passados, entre outras coisas. Imagine o trabalho e tempo que seria depositado, no caso de uma transportadora não trabalhar com um ERP?

Por fim, no quesito segurança e praticidade, o ERP para transportadoras não requer investimentos em hardwares de armazenamento para essas informações e também gera backups, evitando qualquer tipo de perda de informação.

Redução de riscos operacionais

Notoriamente, uma empresa que adere à transformação digital de sua logística, tende a reduzir os riscos de suas atividades operacionais. O ERP para transportadoras é fundamental neste ponto também, afinal, tarefas manuais, mesmo as simples, podem gerar atrasos e problemas. Quer um exemplo prático? O preenchimento de uma NF pode ser considerado fácil, porém, caso haja um pequeno erro, já é suficiente para retrabalhos.

Isso é apenas um modelo básico do como um sistema de gestão abrange, desde os detalhes mais ínfimos aos mais complexos, descomplicando e evitando erros bobos ou graves. Para ter uma noção maior, além da emissão de NF-e, o ERP pode facilitar outros processos operacionais como: verifica ordens de serviço da oficina, indica prazos de manutenção expirados, gere informações de estoque, armazenagem, compras, ponto de funcionários e, até mesmo, folhas de pagamento (e muito mais).

Quais setores se beneficiam com a implementação de um ERP para transportadoras?

A resposta mais exata seria “todos”. Afinal, um sistema de gestão completo, tem por objetivo integrar todos os setores essenciais para o funcionamento da empresa e promover a eficiência e desenvolvimento do negócio como um todo. A fim de esclarecer como cada área pode ser beneficiada com um ERP para transportadoras, separamos algumas informações importantes abaixo. Vamos conferir!

Financeiro e contábil

Essencial em qualquer tipo de negócio, a gestão financeira é um dos principais pilares para a saúde de uma empresa. Não é diferente dentro das transportadoras e de operadores logísticos. O ERP auxilia o gestor com informações precisas e, em casos de erros, os mesmos são corrigidos de imediato.

Saiba onde um ERP para transportadoras interfere na gestão financeira e contábil de sua empresa.

  • Gestão Financeira e Caixa (contas a receber, contas a pagar, controle bancário);
  • Gestão Orçamentária;
  • Gestão de Contratos;
  • Gestão de Recebíveis de Cartão de Crédito;
  • Gestão Contábil Fiscal/Patrimônio;
  • Gestão Contábil (SPED contábil, SPED fiscal, ativo imobilizado, cálculo de CIAP).

Recursos humanos

O setor de transporte requer atenção especial quando o assunto é recursos humanos. Afinal, no modal rodoviário, alguns direitos trabalhistas específicos, como jornadas de trabalho, seguros, férias, escalas, controle de ponto, entre outros, devem ser acompanhados de perto e devidamente aplicados.

Outros pontos que podem ser levados em consideração, a depender da política interna de sua empresa, como descontos na folha de pagamento por multas, avarias, extravios de mercadoria, são exemplos do que um ERP para transportadoras consegue gerir no campo do RH também. Até mesmo controlar o vencimento da CNH do motorista, o sistema é capaz de fazer.

Para ficar mais claro, veja o impacto do ERP junto ao setor de RH:

  • Gestão de Folha de Pagamento;
  • Gestão de Frequência de Funcionários;
  • Gestão de Recursos Humanos;
  • Recrutamento e Seleção;
  • Treinamentos;
  • Medicina do Trabalho;
  • Segurança no Trabalho;
  • Jurídico;
  • Pesquisa Organizacional.

Oficinas e frotas

Um ERP para transportadoras possibilita gerir também toda a sua frota de forma simples e prática. Isso porque o sistema é integrado a todos os dados gerados pela oficina, desde a média de consumo de combustível de cada veículo, o custo de manutenção, compra e reposição de peças, entre outros.

Isso ajuda em diversos pontos, como no aproveitamento maior dos veículos, na segurança dos motoristas e nos custos da oficina. No final, tudo impacta no valor dos fretes e serviços também.

Veja mais detalhadamente como pode ser a atuação da oficina dentro de um ERP para transportadoras.

  • Gestão de apoio (gerenciamento da documentação dos veículos, multas, seguros, acidentes);
  • Gestão de frotas (cadastro de veículos e motoristas, abastecimento, controle de consumo, manutenção preventiva e corretiva, controle de pneus, compras de peças e serviços de manutenção por terceiros).

Armazenagem e movimentação

Outro setor imprescindível para a logística é o estoque. Controlar as quantidades, gerir estoque mínimo e máximo, setorizar os produtos e localizá-los de forma eficiente e rápida, são alguns desafios encarados por qualquer operador.

O ERP para transportadoras pode agilizar e facilitar diversos — senão os principais — processos deste setor, em especial, a gestão de compras (reposição) e a gestão de materiais e consumo (estoque).

Qual tipo de transportadora deve implementar um ERP?

Não importa o tamanho e muito menos o segmento para a implementação de um ERP para transportadoras. Os sistemas são versáteis e completos, capazes de atender às diferentes necessidades do mercado, de acordo com as suas especificidades.

Para exemplificar melhor, confira todas as possibilidades existentes.

Urbano de passageiros

Supondo que sua transportadora seja responsável por transportar pessoas dentro de centros urbanos, podemos garantir que um sistema ERP cobrirá todas as funcionalidades da mesma forma que em outros segmentos de transporte. A diferença é que as vantagens se estendem em alguns pontos, conforme podemos ver abaixo:

  • Gestão de Arrecadação;
  • Gestão Integrada com a Bilhetagem;
  • Gestão de Escalas de Veículos e Motoristas;
  • Plantão;
  • Terminal de Consultas.

Rodoviário de passageiros

Assim como o transporte urbano, o rodoviário de passageiros também pode usufruir de todas as ferramentas e funções de um ERP para transportadoras, desde o controle financeiro e fiscal, RH e gestão de pessoas, até a operação (e sua legislação), passando pela gestão da sua oficina e materiais. Confira algumas especificas.

  • Gestão da Escala rodoviária (veículos e motoristas);
  • Retaguarda da venda – (Integração com Bilheteria);
  • Gestão integrada com a Bilhetagem;
  • Gestão RDA – (Escala rodoviária automática).

Fretamento e turismo

Operadoras de viagens, que possuam frota própria ou transportadoras que realizam este serviço, também podem ser beneficiados com um ERP e melhorar seus processos internos, sempre em busca da excelência no atendimento.

Como vantagens mais especificas a esse tipo de modalidade, o sistema de gestão favorece as empresas nos seguintes pontos:

  • Gestão do Fretamento continuo (empresas);
  • Gestão de escala do fretamento;
  • Gestão do Turismo (fretamento eventual);
  • Plantão (soltura e recolhe);
  • Terminal de Consulta;
  • Gestão de contratos e faturamento.

Cargas e logísticas

Por fim, o ERP para transportadoras também é recomendado ao segmento de cargas e materiais diversos, auxiliando nos mesmos pontos já citados nos outros modelos, com algumas vantagens especificas, envolvendo o setor de estoque, faturamento e fiscal. Saiba mais como o ERP pode interferir nesse modelo:

  • Gerenciamento de Viagens e Frota;
  • Emissão de CT-e e MDF-e;
  • Emissão de NF-e e NFS-e;
  • EDI – Integrações com outros sistemas;
  • Tabela de fretes;
  • Carta Frete Eletrônica;
  • Averbação Eletrônica;
  • Aviso de Recebimento.

Enfim, esses foram alguns exemplos de como um ERP para transportadoras pode — e se faz necessário — para o crescimento de sua empresa. De forma resumida, não importa o segmento nem o tamanho de seu negócio, mas se tratando de logística e transporte, é imprescindível buscar ferramentas e sistemas que otimizem os processos e permitam reduzir riscos. É hora de realizar a transformação digital em sua transportadora e, claro, colher os resultados que a tecnologia proporciona aos negócios.

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Tags: ERP para transportadoras